Regulamin Organizacyjny (26.03.2025)

(tekst jednolity)

I. Postanowienia ogólne

§ 1

1. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły — Marysińska” jest spółdzielnią eksploatacyjną, prowadzącą gospodarkę zasobami mieszkaniowymi.

2. Niniejszy regulamin jest wewnętrznym aktem prawnym regulującym zasady organizacji i działania poszczególnych stanowisk pracy.

3. W zakresie ustalania stanowisk pracy, kwalifikacji i zasad wynagradzania pracowników mają zastosowanie postanowienia zawarte w Regulaminie wynagradzania Pracowników Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły - Marysińska”.

II. Struktura organizacyjna Spółdzielni

§ 2

1. Organami Spółdzielni są:

1. Walne Zgromadzenie,
2. Rada Nadzorcza,
3. Zarząd.

2. Działalność Walnego Zgromadzenia, Rady Nadzorczej i Zarządu regulują:

— ustawa z dnia 16 września 1982r. — Prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz. 1285 z późniejszymi zmianami) — odpowiednie regulaminy.

3. Bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni kieruje Zarząd.

Wszyscy członkowie Zarządu są sobie równi.

§ 3

Strukturę organizacyjną — zatrudnienie w Spółdzielni określa niniejszy regulamin oraz schemat Organizacyjny, stanowiący załącznik do regulaminu.

§ 4

1. Prezesowi Zarządu podlegają stanowiska ds.:

1. Organizacyjno-samorządowych i polityki mieszkaniowej PM
2. obsługi prawnej PR
3. ochrony danych osobowych PRO
4. pracowniczych i obsługi sekretariatu PP
5. bhp i p.poż. PB
6. sprzątaczka - robotnik gospodarczy PS

2. Głównemu księgowemu podlegają stanowiska ds.:

1. czynszów i windykacji FC
2. finansowo-księgowych i płac FK
3. finansowo-księgowych i rozliczeń wkładów FR

3. Członkowi Zarządu ds. techniczno-eksploatacyjnych podlegają stanowiska ds.

1. nadzoru technicznego TT
2. technicznych i regulacji stanów prawnych nieruchomości TP
3. eksploatacyjno-administracyjnych TA
4. eksploatacyjno-administracyjnych i nadzoru technicznego TAT
5. transportu i magazynowania TM
6. zespół remontowo-konserwacyjny TK
7. gospodarze domów. TG

§ 5

1. Pracownicy kierujący komórkami organizacyjnymi oraz na samodzielnych stanowiskach odpowiedzialni są za organizację pracy powierzonego im odcinka.

2. Każdy z pracowników ponosi odpowiedzialność za właściwe wykonywanie powierzonych mu zadań.

3. Dla zapewnienia pełnej koordynacji działalności Spółdzielni wszyscy pracownicy zobowiązani są do ścisłej współpracy.

4. Pracownik, który otrzyma polecenie od członka Zarządu lub bezpośredniego przełożonego zobowiązany jest je wykonać niezwłocznie.

5. Każdy z pracowników zatrudniony na stanowisku nierobotniczym jest zobowiązany do znajomości i korzystania z programu z zakresu edycji tekstu, arkuszy kalkulacyjnych (np. Word, Excel).

6. Każdy pracownik zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i zachowania tajemnicy służbowej.

III. Zakresy działania poszczególnych stanowisk pracy

Pion Prezesa Zarządu

§ 6 — Prezes Zarządu (P)

1. Prezes Zarządu organizuje i koordynuje działalność Zarządu w zakresie wykonywania zadań statutowych Spółdzielni

2. Reprezentuje Spółdzielnię w zakresie wynikającym z uchwał Zarządu wobec członków Spółdzielni, organów Spółdzielni, administracji rządowej i samorządowej, podmiotów gospodarczych i innych podmiotów, a także wobec pracowników chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Sprawuje nadzór bezpośrednio nad wykonywaniem zadań przez komórki bezpośrednio mu podlegające.

4. Wdraża najbardziej efektywne usprawnienia organizacyjne i techniczno- ekonomiczne w pracach Spółdzielni, a także wnioskuje do organów Spółdzielni o wprowadzenie zmian dla poprawy efektywności działania Spółdzielni.

5. Dekretuje według właściwości wpływającą korespondencję.

6. Przyjmuje skargi na działalność komórek organizacyjnych i pracowników Spółdzielni i przekazuje je na posiedzenie Zarządu celem rozpatrzenia.

7. Organizuje skuteczną kontrolę i nadzór nad:

1. terminową realizacją zadań przez poszczególne komórki organizacyjne,
2. wykonywaniem uchwał organów Spółdzielni,
3. nad prowadzeniem strony internetowej Spółdzielni,
4. przestrzeganiem przepisów prawa oraz postanowień statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych, a także tajemnicy służbowej,
5. dyscypliną pracy.

8. Podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

9. Zapewnienia przestrzeganie zgodności polityki bezpieczeństwa danych osobowych z przepisami określającymi zasady przetwarzania danych osobowych oraz sporządza wytyczne w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych dla podległych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 7 — Stanowisko ds. organizacyjno-samorządowych i polityki mieszkaniowej (PM)

1. W zakresie spraw organizacyjnych:

1. Opracowywanie projektów: a) regulaminów wewnętrznych, instrukcji, zarządzeń i poleceń służbowych b) pełnomocnictw dla pełnomocników ustanowionych przez Zarząd.
2. Opracowywanie zmian do dokumentów wyszczególnionych w pkt. 1.
3. Organizowanie i obsługa posiedzeń Zarządu (przygotowywanie: porządku obrad, materiałów będących przedmiotem obrad, projektów uchwał oraz sporządzanie protokołów z tych zebrań).
4. Opracowywanie materiałów informacyjnych: zaleceń i uchwał z zakresu działania Zarządu oraz Rady Nadzorczej i przekazywanie ich zainteresowanym komórkom organizacyjnym lub organom Spółdzielni.
5. Załatwianie spraw związanych ze zmianami wprowadzanymi do Krajowego Rejestru Sądowego.
6. Prowadzenie ewidencji krytyki prasowej i udzielanie w tym zakresie odpowiedzi.
7. Obsługa strony internetowej spółdzielni w zakresie aktualizacji danych zleconych przez przełożonego.
8. Zlecenie zamieszczania ogłoszeń prasowych oraz kontrola poprawności i terminowości ich zamieszczania w prasie.
9. Opracowywanie dokumentacji związanej z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych.

2. W zakresie spraw samorządowych:

1. Organizowanie i obsługa zebrań Walnego Zgromadzenia i Rady Nadzorczej (przygotowywanie: porządku obrad, materiałów będących przedmiotem obrad, projektów uchwał oraz sporządzanie protokołów z tych zebrań).
2. Prowadzenie rejestru uchwał poszczególnych organów statutowych, przekazywanie uchwał zainteresowanym do wiadomości lub wykonania, czuwanie nad terminowym składaniem informacji o ich wykonaniu właściwym organom.
3. Prowadzenie korespondencji wynikającej z decyzji Rady Nadzorczej.
4. Rejestrowanie i protokołowanie Walnych Zgromadzeń.
5. Przygotowywanie materiałów informacyjnych do sprawozdań i analiz z zakresu działalności samorządowej.

3. W zakresie spraw polityki mieszkaniowej:

1. Prowadzenie rejestru członków Spółdzielni i dokumentacji członkowskiej oraz innych rejestrów pomocniczych.
2. Załatwianie spraw związanych z obsługą interesantów ubiegających się o ustanowienie, nabycie lub zamianę prawa do lokali mieszkalnych i garaży.
3. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie opróżniania i zasiedlania mieszkań.
4. Przygotowywanie pism na likwidację książeczki mieszkaniowej PKO.
5. Prowadzenie rejestru lokali mieszkalnych, dla których zostały założone księgi wieczyste.
6. Prowadzenie rejestru zamian.
7. Prowadzenie postępowania w stosunku do osób zamieszkałych bez tytułu prawnego w tym:

a) przygotowywanie dla pracownika obsługi prawnej dokumentacji do wszczęcia postępowania sądowego o eksmisję i związane z tym roszczenia finansowe, b) współpraca z komornikiem i Urzędem Miasta w zakresie realizacji orzeczeń sądowych, c) nadzór nad prawidłowym przebiegiem eksmisji.

8. Zlecanie rzeczoznawcy majątkowemu wycen praw do lokali mieszkalnych.
9. Przygotowywanie i organizacja przetargów na uzyskanie pierwszeństwa na zawarcie umowy o ustanowienie prawa.
10. Przygotowywanie dokumentacji i ustalanie terminów w kancelarii notarialnej w celu zawarcia umowy o ustanowienie prawa odrębnej własności do lokalu i garażu.
11. Załatwianie spraw kwalifikujących się do rozpatrzenia przez Zarząd Spółdzielni, Radę Nadzorczą i Walne Zgromadzenie.
12. Udzielanie informacji i prowadzenie korespondencji w sprawach członkowsko- mieszkaniowych.
13. Współpraca z organami administracji państwowej i samorządowej w zakresie polityki mieszkaniowej.
14. Nadzór nad realizacją uchwał organów statutowych Spółdzielni w zakresie polityki mieszkaniowej.
15. Ścisła współpraca ze stanowiskiem ds. technicznych i regulacji stanów prawnych nieruchomości w sprawach dot., odrębnych własności, lokali mieszkalnych i garaży tj. aktualizacja danych właścicieli, przekazywanie wszelkich dokumentów niezbędnych do wykupu nieruchomości (zgonów, poświadczeń dziedziczenia itp).
16. Sporządzanie analiz i sprawozdań.
17. Obsługa członków Spółdzielni i osób posiadających tytuł prawny do lokalu w zasobach Spółdzielni.
18. Ustalania adresów członków i dłużników Spółdzielni.

4. W zakresie spraw socjalnych:

1. określenie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników,
2. prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem zfśs w tym: a) sporządzanie preliminarza wpływów i wydatków, b) realizowanie określonej regulaminem zfśs działalności socjalnej, c) prowadzenie ewidencji wysokości i rodzajów udzielonych świadczeń wraz z przygotowaniem dokumentacji oraz ich archiwizacja, d) opracowywanie rocznych analiz wykorzystania zfśs.

§ 8 — Stanowisko ds. obsługi prawnej (PR)

1. Kompletowanie dostarczonej dokumentacji, przygotowywanie wniosków i pism procesowych do sądów w sprawach dotyczących interesów Spółdzielni.

2. Zastępstwo prawne Spółdzielni przed sądami i organami administracji państwowej, samorządowej i innymi organami orzekającymi w ramach udzielanego pełnomocnictwa.

3. Opiniowanie umów i innych aktów wywołujących określonego rodzaju skutki prawne.

4. Udzielanie porad i opinii przy sporządzaniu uchwał, regulaminów i innych aktów wewnętrznych.

5. Opiniowanie pod względem prawnym statutu Spółdzielni, uchwał, regulaminów, instrukcji i innych aktów wewnętrznych Spółdzielni.

6. Udzielanie Zarządowi i pracownikom Spółdzielni porad, opinii i wyjaśnień w sprawach dotyczących stosowania obowiązujących przepisów prawnych oraz wydawanie pisemnych opinii prawnych.

7. Informowanie organów Spółdzielni i właściwych komórek organizacyjnych o treści nowych przepisów i aktów normatywnych dotyczących zakresu ich działania.

8. Obsługa prawna zebrań Walnego Zgromadzenia i Rady Nadzorczej.

9. Prowadzenie postępowania egzekucyjnego.

10. Sporządzanie wzorów typowych umów.

§ 9 — Stanowisko ds. ochrony danych osobowych (PRO)

1. Dokonywane czynności, do których jest zobowiązany na mocy Rozporządzenia RODO.

2. Dokonywanie czynności wynikających z Zintegrowanego Systemu Ochrony Danych Osobowych obowiązującego u Administratora Danych Osobowych.

3. Bieżące monitorowanie przepisów o ochronie danych osobowych oraz informowane ADO o planowanych zmianach przepisów oraz o wejściu w życie zmian przepisów dotyczących ochrony danych osobowych u ADO.

4. Reprezentowanie ADO w postępowaniach administracyjnych, sądowo- administracyjnych oraz sądowych, których przedmiotem jest ustalenie odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej lub karnej związanej z przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w ramach udzielanego pełnomocnictwa.

5. Bieżące doradztwo dla ADO w rozwiązywaniu problemów prawnych i organizacyjnych związanych z ochroną danych osobowych.

6. Prowadzenie szkoleń w miarę możliwości potrzeb z zakresu ochrony danych osobowych dla personelu oraz kierownictwa ADO.

7. Dokonywanie raz w roku przeglądu działalności Zintegrowanie Systemu Ochrony Danych Osobowych oraz wykonywania dla ADO raportu z funkcjonowania systemu.

§ 10 — Stanowisko ds. pracowniczych i obsługi sekretariatu (PP)

1. W zakresie spraw pracowniczych:

1. Prowadzenie obsługi spraw osobowych pracowników dot.:
2. nawiązania stosunku pracy,
3. przesunięcia pracownika na inne stanowisko,
4. udzielonych kar i nagród pracownikom
5. rozwiązania stosunku pracy.
6. Prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji i statystyki osobowej.
7. Opracowywanie zakresów czynności i obowiązków w oparciu o wytyczne kierownictwa Spółdzielni.
8. Przyjmowanie i rejestrowanie zwolnień lekarskich, kart urlopowych i innych dokumentów dotyczących nieobecności w pracy oraz przekazywanie informacji pracownikowi zajmującemu się sprawami płac.
9. Kontrola osób przebywających na zwolnieniach lekarskich oraz ustalanie przyczyn nieobecności pracownika w pracy, który nie powiadomił pracodawcy o powodzie nie stawienia się do pracy,
10. Kontrola dyscypliny pracy, prowadzenie ewidencji obecności w pracy oraz rejestru pracy pracowników w godzinach nadliczbowych, nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem czasu pracy (delegacje, rejestry wyjść i odbioru godzin).
11. Sporządzanie wniosków w sprawie wypłacania pracownikom nagród jubileuszowych, odpraw: emerytalnych, rentowych i z tytułu tzw. zwolnień grupowych.
12. Sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych i kontrola jego wykonania na podstawie danych przekazywanych przez Zarząd.
13. Organizowanie szkoleń i dokształcania pracowników.
14. Prowadzenie rejestru badań lekarskich i bhp oraz nadzór nad ich aktualizacją.
15. Przygotowywanie dokumentacji kadrowej w związku z nabyciem uprawnień emerytalno-rentowych pracownika.
16. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy (biurami pośrednictwa pracy) oraz organizacjami związkowymi działającymi w Spółdzielni.
17. Udzielanie pracownikom informacji i wyjaśnień w zakresie prawa pracy i udostępnianie dokumentacji w tym zakresie.
18. Prowadzenie rejestru zwrotu kosztów za okulary.
19. Wydawanie i ewidencja kart drogowych.
20. Przygotowywanie upoważnień dla pracowników do dostępu do zbiorów osobowych posiadanych przez Spółdzielnię i przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym dla wykonywania obowiązków służbowych. Bieżąca aktualizacja danych pracowników w systemie informatycznym.
21. Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
22. Sporządzanie sprawozdań w zakresie zatrudnienia pracowników na potrzeby GUS.

2. W zakresie obsługi sekretariatu:

1. Prowadzenie kancelarii: a) prowadzenie rejestru Spółdzielni w tym przyjmowanie, ewidencjonowanie i ekspedycja korespondencji i faktur, b) przekazywanie poszczególnym pracownikom korespondencji zgodnie z dekretacją, c) obsługa centrali telefonicznej, d) przepisywanie pism zleconych przez Zarząd Spółdzielni, e) rozliczanie znaczków pocztowych, f) przyjmowanie czasopism, prasy i przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym.
2. Prowadzenie terminarza zajęć członków Zarządu.
3. Przyjmowanie, nadawanie faxów i ich ewidencja.

§ 11 — Sprzątaczka - robotnik gospodarczy (PS)

1. Otwieranie i zamykanie obiektu Spółdzielni, zabezpieczenie przekazanych kluczy od pracowników oraz ponoszenie odpowiedzialności za przejęty obiekt.

2. Wydawanie w godzinach rozpoczęcia pracy kluczy od pomieszczeń biurowych, magazynu i warsztatu uprawnionym pracownikom Spółdzielni oraz czuwanie nad właściwym odnotowaniem powyższego w rejestrze wydawanych i zdawanych kluczy.

3. Właściwe zabezpieczanie kluczy od chwili ich przejęcia.

4. Utrzymywanie we właściwym stanie sanitarno — porządkowym budynku, w którym mieści się siedziba Spółdzielni oraz warsztatu konserwatorów.

5. Należyte wykorzystanie środków czystości i powierzonego sprzętu gospodarczego.

6. Zgłaszanie przełożonemu zauważonych usterek techniczno — sanitarnych obiektu, uszkodzeń sprzętu gospodarczego oraz innych faktów mogących mieć wpływ na zabezpieczenie mienia.

§ 12 — Stanowisko ds. bhp i p.poż. (PB)

1. Przedstawianie i sporządzanie analiz bezpieczeństwa i higieny pracy, zawierających propozycje przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych mających na celu zapobieganie zagrożeniu mienia i życia pracowników oraz poprawę warunków pracy.

2. Bieżące informowanie Zarządu Spółdzielni o stwierdzonych zagrożeniach oraz przedkładanie w tym temacie stosownych wniosków.

3. Przeprowadzanie kontroli stanu bhp i p. poż.

4. Udział w opracowywaniu zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji w zakresie bhp i p. poż.

5. Udział w dochodzeniach powypadkowych oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn wypadków.

6. Przeprowadzanie szkoleń bhp wstępnych i okresowych.

7. Prowadzenie rejestrów kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy.

Pion Członka Zarządu Głównego Księgowego

§ 13 — Członek Zarządu Główny Księgowy (F)

1. Kierowanie gospodarką finansową Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zgodnie z uchwałami Zarządu i Rady Nadzorczej.

2. Organizowanie rachunkowości w sposób zapewniający prawidłowe i rzetelne oraz zgodne z wymogami obowiązujących przepisów prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie dokumentów księgowych i sprawozdawczości finansowej.

3. Opracowywanie planów finansowo — gospodarczych Spółdzielni.

4. Sporządzanie analiz finansowych.

5. Sporządzanie kalkulacji stawek opłat za używanie lokali przedkładanie wniosków w tym zakresie do odpowiednich organów samorządowych Spółdzielni.

6. Nadzór nad windykacją należności.

7. Współpraca z obsługą prawną Spółdzielni w zakresie egzekucji zadłużeń.

8. Reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz w zakresie realizacji bieżących spraw finansowo-księgowych.

9. Uprawnienie żądania od wszystkich komórek organizacyjnych Spółdzielni wyjaśnień i informacji oraz okazania dokumentów na ich potwierdzenia w związku z dokonywanymi operacjami gospodarczymi a w razie stwierdzenia nieprawidłowości usunięcie ich w wyznaczonym terminie prze odpowiednie komórki.

§ 14 — Stanowisko ds. czynszów i windykacji (FC)

1. Naliczanie opłat za lokale mieszkalne i użytkowe, pomieszczenia gospodarcze, garaże oraz dzierżawę terenu.

2. Wystawianie faktur sprzedaży i not korygujących z tytułu opłat, o których mowa w ust.1.

3. Uzgadnianie sprzedaży wg opłat z ewidencją dla celów VAT.

4. Import elektronicznych wyciągów bankowych, rachunków czynszowych

5. Rozliczanie wpłat z wystawionymi fakturami sprzedaży.

6. Rozliczanie zużycia wody w oparciu o odczyty wodomierzy lub ustalone ryczałty.

7. Prowadzenie na bieżąco windykacji należności zgodnie z Regulaminem Windykacji obowiązującym w Spółdzielni.

8. Bieżące aktualizowanie danych w systemie informatycznym w oparciu o uchwały Rady Nadzorczej lub Zarządu oraz oświadczenia osób posiadających tytuły prawne do lokali.

9. Wystawianie zaświadczeń o saldzie konta czynszowego na żądanie osoby posiadającej prawo do lokalu mieszkalnego lub garażu.

10. Uzgadnianie liczby zamieszkałych osób ze stanowiskiem ds. eksploatacyjno- administracyjnych do celów sporządzenia deklaracji za odpady komunalne.

11. Przyjmowanie zgód na przetwarzanie danych osobowych osób posiadających praw do lokalu mieszkalnego lub garażu.

12. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Spółdzielni:

1. sporządzanie zestawień składników podlegających ubezpieczeniu,
2. rozliczanie składki ubezpieczenia w układzie kalkulacyjnym kosztów,
3. ewidencjonowanie dokumentów ubezpieczycieli dotyczących likwidacji szkód,
4. analiza kont rozrachunkowych tytułu ubezpieczenia.

13. Obsługa interesantów.

§ 15 — Stanowisko ds. finansowo-księgowych i płac (FK)

1. W zakresie płac:

1. Sporządzanie list płac na podstawie zatwierdzonych przez Zarząd dokumentów: a) angaży o zatrudnieniu pracowników, b) wniosków premiowych, c) pism dot. gratyfikacji jubileuszowych, d) wniosków o wypłatę ekwiwalentu za urlop, e) wniosków o wypłatę odpraw emerytalnych lub rentowych, f) oświadczeń o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych.
2. Dokonywanie ustawowych i dobrowolnych potrąceń z wynagrodzeń pracowników.
3. Prowadzenie dokumentacji z tytułu umów cywilnoprawnych oraz dokumentacji zasiłkowej w związku z wypłatami świadczeń finansowanych przez ZUS.
4. Zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników oraz członków ich rodzin (do ubezpieczenia zdrowotnego) i ich wyrejestrowanie po rozwiązaniu stosunku pracy bądź z innych przyczyn w terminach określonych ustawą.
5. Sporządzanie i przesyłanie drogą elektroniczną raportów miesięcznych naliczeń (deklaracji) do ZUS, PEFRON, US, wpłat na PFRON, PIT 40 oraz informacji rocznej RMUA.
6. Rozliczenie ewidencji rozrachunków z budżetem z tytułu: składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP, wpłat na PFRON oraz podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Sporządzanie informacji ZUS Rp-7 oraz ZUS Z-3 oraz innych zgodnie z przepisami.
8. Wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń pracowników.
9. Elektroniczny import danych do systemu bankowego przelewów dotyczących wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzeń, składek ZUS, PFRON.
10. Sporządzanie sprawozdań statystycznych o wynagrodzeniach do GUS.

2. W zakresie spraw finansowo księgowych:

1. Dekretacja wszystkich zarejestrowanych w systemie finansowo-księgowym dokumentów związanych z działalnością Spółdzielni.
2. Opracowywanie, sporządzanie oraz dekretacja dokumentów memoriałowych (PK).
3. Księgowanie faktur sprzedaży i operacji dokonanych kartą płatniczą i rozliczeń kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym.
4. Prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów w podziale na nieruchomości w ramach osiedli.
5. Ustalanie bilansowego wyniku finansowego Spółdzielni w okresach sprawozdawczych poprzedzone analizą poprawności zapisów w ewidencji kosztów i przychodów.
6. Ustalanie podatkowego wyniku Spółdzielni z uwzględnieniem dodatnich i ujemnych różnic przejściowych pomiędzy wartością bilansową, a podatkową aktywów i pasywów.
7. Prowadzenie ewidencji wpływów i wydatków funduszu na remonty w podziale na nieruchomości w ramach osiedli oraz jej uzgadnianie z Członkiem Zarządu ds. techniczno-eksploatacyjnych.
8. Rozliczenie ewidencji rozrachunków z budżetem z tytułu: podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami (CIT, VAT).
9. Prowadzenie ewidencji, rejestrów oraz pomocniczych wykazów i zestawień służących do prawidłowego ustalenia zobowiązań budżetowych i sporządzania deklaracji określonych przepisami prawa.
10. Prowadzenie analitycznej i syntetycznej ewidencji pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Naliczanie umorzeń i amortyzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków pracy Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi zasadami określonymi w polityce rachunkowości.
12. Rozliczanie inwentaryzacji składników majątku Spółdzielni.
13. Analiza, wyjaśnianie i inwentaryzowanie sald kont rozrachunkowych.
14. Windykacja należności w ramach prowadzonych kont rozrachunkowych zgodnie z Regulaminem Windykacji obowiązującym w Spółdzielni.
15. Prowadzenie ewidencji funduszu świadczeń socjalnych.
16. Prowadzenie ewidencji powierzchni zasobów wyodrębnionych.
17. Fakturowanie pozostałych usług.
18. Nadzór nad poprawnością transmisji danych z modułu: czynsze, płace i magazyn oraz ich dekretacja w księdze głównej.
19. Sporządzanie sprawozdawczości finansowej oraz nadzór nad sprawozdawczością statystyczną (GUS).
20. Sporządzanie i przesyłanie plików JPK - VAT do US zgodnie z obowiązującymi przepisami.
21. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych w terminach określonych w Ustawie o rachunkowości.

§ 16 — Stanowisko ds. finansowo-księgowych i rozliczeń wkładów (FR)

1. W zakresie rozliczeń wkładów:

1. Prowadzenie ewidencji wkładów mieszkaniowych i budowlanych.
2. Import elektronicznych wyciągów bankowych rachunku wkładów.
3. Ewidencjonowanie dokumentów na analityczne konta wkładów i udziałów w oparciu o: wyciągi bankowe, raporty kasowe i noty memoriałowe.
4. Aktualizowanie danych na podstawie otrzymanych dokumentów.
5. Sporządzanie not rozliczeniowych funduszu wkładów mieszkaniowych i budowlanych.
6. Prowadzenie ewidencji analitycznej rozrachunków z osobami posiadającymi tytuł prawny do lokalu z tytułu wkładów mieszkaniowych i budowlanych w zakresie: a) aktualizacji, urynkowienia i umorzenia wkładów, b) kontrola nad prawidłowością dokonywanych wpłat i wypłat wkładów, c) sporządzanie dokumentów określających wkłady należne oraz do zwrotu.
7. Prowadzenie analitycznej ewidencji wypłaconych udziałów oraz rozrachunków z tytułu odpłatności za grunty.
8. Analiza kont rozrachunkowych osób posiadających spółdzielcze prawa do lokali oraz ustalanie wkładów w wymaganej wysokości.
9. Uzgadnianie ewidencji analitycznej z syntetyczną oraz prawidłowości powiązania kont wkładów z funduszami oraz rzeczowymi aktywami trwałymi.
10. Sporządzanie zestawienia zmian w kapitale własnym.
11. Przygotowywanie i wydawanie zaświadczeń do sądu, notariusza i innych instytucji.
12. Współpraca ze stanowiskiem ds. polityki mieszkaniowej.
13. Obsługa członków Spółdzielni oraz przygotowywanie i wydawanie zaświadczeń zgodnie z obowiązującymi zasadami.

2. W zakresie spraw finansowo księgowych:

1. Dokonywanie kontroli pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych stanowiących podstawę do przyjęcia lub wydatkowania środków pieniężnych w obrocie i bezgotówkowym.
2. Prowadzenie ewidencji wpływu faktur zakupu towarów i usług i przekazywanie ich odpowiednim komórkom organizacyjnym do potwierdzenia pod względem merytorycznym.
3. Wprowadzanie otrzymanych faktur i not do systemu informatycznego Spółdzielni zgodnie z obowiązującymi wymogami.
4. Sporządzanie przelewów w bankowym systemie elektronicznym na podstawie zatwierdzonych przez Zarząd Spółdzielni: faktur, not, deklaracji oraz innych poleceń zapłaty.
5. Prowadzenie ewidencji księgowej gospodarki obrotu magazynowego: a) dekretacja i księgowanie dokumentów magazynowych wg miejsca powstawania kosztów, b) uzgadnianie stanów ilościowych i wartościowych zapasów magazynowych, c) wycena i rozliczanie inwentaryzacji zapasów magazynowych.
6. Import elektronicznych wyciągów bankowych oraz ich weryfikacja.
7. Naliczanie oraz sporządzanie deklaracji podatku od nieruchomości.
8. Prowadzenie ewidencji opłat za wieczyste użytkowanie gruntu.
9. Rozliczenie ewidencji rozrachunków z budżetem z tytułu podatku od nieruchomości oraz opłat za wieczyste użytkowanie gruntu i opłat przekształceniowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10. Rozliczanie podatku od nieruchomości oraz opłat za użytkowanie wieczyste na odpowiednie jednostki kalkulacyjne kosztów.
11. Rozliczanie finansowe dot. zakupu lub przekształcenia gruntów z wieczystego użytkowania na grunt własny.
12. Ewidencja środków trwałych zaliczanych do zasobów mieszkaniowych, gruntów własnych i w użytkowaniu wieczystym oraz sporządzanie tabel umorzeniowych.
13. Rozliczanie inwentaryzacji składników majątku Spółdzielni wymienionych w ust.13.
14. Rozliczanie i księgowanie faktur jednostek świadczących usługi na rzecz Spółdzielni.
15. Wystawianie faktur za zużycie zimnej i ciepłej wody w lokalach użytkowych oraz w pomieszczeniach pralni.
16. Rozliczanie faktur za energię cieplną (w podziale na koszty c.o. i c.w. w jednostkach zużycia wyrażonych w GJ i MW oraz w przeliczeniu na zł) na poszczególne nieruchomości.
17. Wystawianie faktur za pozostałe usługi Spółdzielni w tym refakturowanie.
18. Prowadzenie ewidencji zamontowanych wodomierzy w systemie informatycznym.
19. Wprowadzanie wskazań zużycia ciepłej i zimnej wody zgodnie z zestawieniem aktualnych liczników wody.

Pion Członka Zarządu ds. techniczno-eksploatacyjnych

§ 17 — Członek Zarządu ds. techniczno-eksploatacyjnych (T)

1. W ramach nadzoru — odpowiedzialność za całokształt spraw techniczno- eksploatacyjnych.

2. Sprawowanie nadzoru bezpośrednio nad wykonywaniem zadań przez komórki organizacyjne podporządkowane zgodnie ze strukturą organizacyjną:

3. Organizowanie realizacji spraw techniczno-eksploatacyjnych w sposób zapewniający prawidłowe i rzetelne oraz zgodne z wymogami obowiązujących przepisów prawa budowlanego i stosownych rozporządzeń wykonywanie prac przez podległe komórki organizacyjne.

4. Opracowywanie planów remontów w Spółdzielni.

5. Sporządzanie analiz rzeczowych i finansowych wykonania planów remontów.

6. Sporządzanie planów i analiz w zakresie konserwacji zasobów Spółdzielni.

7. Sporządzanie planów i analiz w zakresie konserwacji dźwigów.

8. Bieżąca współpraca z Komisją Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi Rady Nadzorczej.

9. Współudział z Komisją Przetargową w organizowaniu przetargów na roboty budowlane i nadzór nad sporządzaniem projektów umów na wykonanie robót budowlanych i ich ewidencjonowaniem.

10. Nadzór nad realizacją bieżących prac konserwacyjnych i awaryjnych przez pracowników.

11. Współpraca z obsługą prawną Spółdzielni w zakresie spraw techniczno- eksploatacyjnych.

12. Przedkładanie do Rady Nadzorczej wniosków w zakresie spraw remontowych bądź modernizacyjnych.

13. Reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz w zakresie realizacji bieżących spraw techniczno-eksploatacyjnych oraz regulacji stanów prawnych nieruchomości.

§ 18 — Stanowisko ds. nadzoru technicznego (TT)

1. Kierowanie pracą ekipy konserwatorów polegającą w szczególności na:

1. właściwej organizacji pracy i należytym wykorzystaniu czasu pracy,
2. wystawianiu kart pracy w oparciu o rejestr zgłoszeń,
3. dysponowaniu materiałów do realizacji robót,
4. systematycznym nadzorze terminowego i zgodnego z warunkami technicznymi wykonania robót,
5. terminowe zlecenie przeglądów dźwigów, zlecenie napraw,
6. bieżącym rozliczaniu materiałów (pobranych z magazynu i z odzysku) poprzez sporządzanie wymaganej dokumentacji magazynowej,
7. comiesięcznym sporządzaniu rozliczeń materiałowych robót wykonywanych przez konserwatorów oraz czasu pracy,
8. systematyczne prowadzenie szkoleń stanowiskowych ze szczególnym uwzględnieniem pracy nietypowej,
9. egzekwowaniu przestrzegania przepisów bhp, p. poż. i instrukcji obsługi urządzeń,
10. zwracanie uwagi na bezwzględne przestrzeganie przez pracowników noszenia odzieży roboczej i ochrony indywidualnej,
11. egzekwowaniu przestrzegania porządku na stanowisku pracy oraz w pomieszczeniach warsztatowych,
12. nadzorze należytego zabezpieczenia podległych miejsc pracy podczas przerw, po zakończeniu pracy oraz w dniach wolnych od pracy,
13. wnioskowaniu w sprawach dot.: przyjęcia do pracy kandydatów na stanowisko konserwatora oraz oceny wykonywanej pracy, ustalania pracy w godzinach nadliczbowych, gospodarowania odzieżą roboczą i ochronną podległych pracowników.

2. Opiniowanie zmian budowlanych i wszelkich przeróbek instalacji i urządzeń instalacyjnych, zmieniających standardowe wyposażenie lokalu.

3. Opracowywanie umów na roboty oraz prowadzenie rejestru zawieranych umów.

4. Dokonywanie wizji i oceny stanu technicznego wg kompetencji.

5. Współpraca z zakładami: Elektrociepłowni, Wodociągów i Kanalizacji, Energetycznym, Gazowniczym itp.

6. Cykliczna rejestracja odczytów i analiza zużycia mediów: energii cieplnej, energii elektrycznej, wody i gazu i przekazywanie danych stanowiskom ds. czynszów i windykacji.

7. Kontrolowanie stanu sprawności urządzeń pomiarowych i ich legalizacji oraz automatyki ciepłowniczej.

8. Nadzór nad montażem wodomierzy zakładanych w zasobach Spółdzielni i dokonywanie odbiorów tych prac.

9. Prowadzenie spraw związanych z sieciami telekomunikacyjnymi poprzez opiniowanie przedsięwzięć, proponowanie warunków technicznych montażu, nadzór nad prawidłowością realizacji robót, zabezpieczenie interesów Spółdzielni nie naruszeniem substancji i instalacji, egzekwowanie likwidacji szkód wynikłych w trakcie realizacji robót.

10. Zabezpieczanie lokali po eksmisjach i innych zdarzeniach losowych.

§ 19 — Stanowisko ds. technicznych i regulacji stanów prawnych nieruchomości (TP)

1. Współpraca z firmą ubezpieczeniową w zakresie szkód powstałych w zasobach Spółdzielni bądź na administrowanym terenie.

1. Zgłaszanie szkód do ubezpieczyciela.
2. Ustalanie ze służbami technicznymi podmiotów odpowiedzialnych za szkody, rozmiarów szkody wraz z ich przyczyną, odbiór dokumentów (faktur, kosztorysów, zdjęć, zgłoszeń na Policję, polis ubezpieczeniowych), niezbędnych do likwidacji szkody.
3. Uczestnictwo w postępowaniu odszkodowawczym wraz z innymi podmiotami.
4. Prowadzenie korespondencji ze stronami postępowania odszkodowawczego.
5. Przeprowadzanie analiz zasadności roszczeń odszkodowawczych wobec Spółdzielni.
6. Prowadzenie dokumentacji likwidacji szkód.

2. Prowadzenie dokumentacji związanej z regulacją prawną nieruchomości należących do Spółdzielni.

1. Współpraca z geodetą w zakresie podziału nieruchomości, ustalania ich granic sporządzanych map do celów prawnych.
2. Współpraca z Urzędem Miasta Łodzi w zakresie realizacji wniosków dotyczących: podziału nieruchomości, wykupu nieruchomości, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność, ustanowienia służebności.
3. Współpraca z Sądem Rejonowym w zakresie składania wniosków do ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości Spółdzielni w tym: ujawnienie podziału, zmiana adresu, prawa własności itp.
4. Współpraca z Łódzkim Ośrodkiem Geodezyjnym w sprawie map prawnych, wypisów z rejestru gruntów oraz zgłaszanie innych zmian prawnych.
5. Współpraca z rzeczoznawcami majątkowymi w zakresie wycen nieruchomości oraz dostarczania danych do operatów szacunkowych.
6. Współpraca z kancelariami notarialnymi w zakresie wykupu nieruchomości, ustanawiania służebności, spraw wymagających aktów notarialnych oraz dostarczanie wszelkich niezbędnych dokumentów.
7. Uczestnictwo w sprawach spornych dotyczących wycen nieruchomości Spółdzielni.
8. Współpraca ze stanowiskiem ds. organizacyjno-samorządowych i polityki mieszkaniowej w sprawie aktualizacji danych odrębnych właścicieli lokali mieszkalnych w tym: odbiór wszelkich dokumentów (kopii aktów zbycia lokalu, aktów zgonu, poświadczeń dziedziczenia, itp.) niezbędnych do wykupu nieruchomości.
9. Koordynacja współpracy pomiędzy właścicielami odrębnych nieruchomości, a Spółdzielnią, Urzędem Miasta Łodzi, kancelarią notarialną, i innymi podmiotami w zakresie niezbędnym do wykupu nieruchomości, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność lub ustanowienia służebności, w zakresie: ustanawiania pełnomocnictw, regulowania należności wobec Gminy, informacji dot. udziału w czynnościach prawnych, przekazywania decyzji administracyjnych wraz z obciążeniami kosztami wykupu nieruchomości itp.
10. Sporządzanie wniosków do organów Spółdzielni w zakresie spraw prawnych związanych z nieruchomościami.

3. Tworzenie wykazu osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych osobowych posiadających prawo do lokalu mieszkalnego i garażu i przekazanie go wszystkim komórkom organizacyjnym Spółdzielni a źródłowy dokument przekazanie do stanowiska ds. polityki mieszkaniowej celem włączenia do akt członkowskich lokalu, którego dotyczy.

4. Prowadzenie książek obiektów budowlanych w tym:

1. bieżąca rejestracja protokołów odbioru robót remontowych w obiektach oraz archiwizowanie protokołów,
2. bieżąca rejestracja protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności obiektu oraz archiwizowanie protokołów,
3. bieżąca rejestracja protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności i wartości użytkowej całego obiektu oraz archiwizowanie protokołów,
4. bieżąca rejestracja opracowań technicznych dotyczących obiektu, danych dotyczących opracowań oraz ich archiwizacja.

5. Prowadzenie spraw związanych z najmem lokali użytkowych, pracowni artystycznych i naukowych oraz dzierżawą terenów w tym:

1. opracowywanie projektów umów najmu,
2. protokolarne przekazywanie i przejmowanie lokali użytkowych,
3. aktualizacja i przekazywanie do wiadomości stanowiska ds. eksploatacyjno- administracyjnych oświadczeń najemców lokali użytkowych o ilości zatrudnionych osób,
4. korespondencja w sprawach najmu lokali oraz prowadzonej działalności,
5. przyjmowanie ofert najmu i wnioskowanie o zawarcie umowy, prowadzenie rejestru umów,
6. podejmowanie działań w sprawie oddania w najem zwolnionych lokali w tym przygotowywanie ogłoszeń,
7. przekazywanie do Działu Księgowości comiesięcznych informacji o ilości wynajętych lokali użytkowych

6. Weryfikacja faktur za świadczone wobec Spółdzielni usługi oraz potwierdzanie pod względem merytorycznym w zakresie wynikającym z kompetencji.

7. Konsultacja i zasięganie opinii prawnych w zakresie prowadzonych spraw wynikających z powierzonych obowiązków.

8. Prowadzenie ewidencji rejestru zgód na przetwarzanie danych osobowych.

§ 20 — Stanowisko ds. eksploatacyjno-administracyjnych (TA)

1. Odpowiedzialność za właściwe utrzymanie w czystości budynków i terenów zewnętrznych w przydzielonym rejonie.

2. Bieżąca kontrola stanu sanitarno — porządkowego: sporządzanie wniosków pokontrolnych i ocena pracy gospodarzy domów.

3. Wnioskowanie w sprawach dotyczących gospodarzy domów: — przyjęcia do pracy i zwolnienia z pracy, — przeszeregowania finansowego, — udzielenia nagród i kar dyscyplinarnych, — ustalania wysokości premii, — ustalania pracy w ramach zastępstw, — wnioskowania w sprawach przedwczesnego zużycia odzieży roboczej i obuwia gospodarzy.

4. Dokonywane obmiarów powierzchni zewnętrznych i wewnątrz budynków w celu wyliczenia wynagrodzenia gospodarzy.

5. Przekazywanie przez gospodarzy domów korespondencji — nadzór nad terminowością i skutecznością jej doręczenia.

6. Opracowywanie zapotrzebowań na środki czystości, inne materiały i narzędzia potrzebne do utrzymania należytego stanu sanitarno — porządkowego oraz kontrola prawidłowości ich zużycia.

7. Wnioskowanie do Zarządu odnośnie najmu pomieszczeń gospodarczych oraz przygotowywanie umów, aneksów i wypowiedzeń najmu tych pomieszczeń, prowadzenie rejestrów umów.

8. Kontrolowanie wykorzystania pralni i suszarni, boksów motocyklowych i innych pomieszczeń zgodnie z przeznaczeniem, bądź wnioskowanie o ich inne zagospodarowanie.

9. Kontrola prawidłowości i terminowości realizacji wywozów nieczystości.

10. Przygotowywanie i składanie deklaracji podatkowych odnośnie wywozu śmieci oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie.

11. W oparciu o wnioski mieszkańców i własną ocenę składanie wniosków o wydanie decyzji na wycinkę lub przycięcie drzew i krzewów.

12. Przygotowanie umów z wykonawcami zewnętrznymi na prace zieleniarskie.

13. Nadzór nad pracami z zakresu utrzymania właściwego stanu zieleni na osiedlu.

14. Dokonywanie rozliczeń paliwa zużytego przez spalinowe maszyny ogrodnicze i sprzęt odśnieżający.

15. Kontrola zabezpieczeń pomieszczeń TOPL, gazomierzy, wodomierzy oraz węzłów cieplnych.

16. Koordynacja odczytów liczników wodomierzy w lokalach użytkowych i przekazywanie danych do księgowości oraz ZWiK.

17. Udział w odbiorze mieszkań zwolnionych w drodze eksmisji, a także w innych wyznaczonych komisjach.

18. Przyjmowanie oświadczeń o ilości osób zamieszkałych w lokalu i rejestrowanie tych danych w książce osób zamieszkujących.

19. Kontrola zgodności oświadczeń mieszkańców o ilości zamieszkałych osób ze stanem faktycznym.

20. Przedkładanie informacji na podstawie wywiadu środowiskowego o przyczynach zaległości osób posiadających tytuły prawne do lokalu czynszowych i najemców lokali użytkowych.

21. Ścisła współpraca ze stanowiskiem ds. polityki mieszkaniowej w zakresie ujawniania ilości zamieszkałych osób.

22. Aktualizacja i dbałość o estetyczny wygląd tablic informacyjnych na klatkach schodowych, przed wejściami do klatek, numerów policyjnych i innych oznaczeń na elewacji budynków.

23. Zawiadamianie mieszkańców o sprawach awaryjnych dotyczących nieruchomości.

24. Natychmiastowe zgłaszanie nadzorowi technicznemu wszelkich zauważonych bądź zgłoszonych awarii i usterek w budynku.

25. Kontrola prawidłowości oświetlenia na terenie osiedla — współpraca z ŁZE SA.

26. Kontrola prawidłowości oznakowania terenu osiedla — współpraca z ZDiT.

27. Załatwianie spraw zgłaszanych przez mieszkańców, wynikających z naruszenia regulaminu porządku domowego (konflikty sąsiedzkie, skargi na uciążliwych lokatorów).

28. Współpraca z organami administracji państwowej, jednostkami prewencji, samorządu terytorialnego i organami społecznymi w zakresie działalności Spółdzielni.

§ 21 — Stanowisko ds. eksploatacyjno-administracyjnych i nadzoru technicznego (TAT)

1. Bieżąca obsługa techniczna zasobów mieszkaniowych w zakresie robót budowlanych, dekarskich, malarskich, kominiarskich, elektrycznych, instalacyjnych c.o., c.w., wod- kan., gazowych i konserwacji dźwigów, zapewniająca sprawność techniczną i użytkową, realizowana w ramach wykonawstwa własnego i obcego.

2. Prowadzenie rejestrów zgłoszeń robót, przyjmowanie i rejestracja zleceń na prace konserwacyjne, awaryjne i usługi w zakresie wykonawstwa własnego i obcego.

3. Realizacja zleceń robót planowanych i awaryjnych w ramach wykonawstwa obcego:

1. prowadzenie rejestru zleceń,
2. kwalifikacja i zlecanie do realizacji prac planowanych i awaryjnych — nadzór terminowego, jakościowego i zgodnego z warunkami technicznymi wykonania robót,
3. dokonywanie odbioru robót,
4. weryfikacja obmiarów i kosztorysów oraz innej wymaganej dokumentacji,
5. dokonywanie sprawdzianów jakości w okresie gwarancji, po upływie gwarancji oraz wnioskowanie o zwrot kaucji zabezpieczającej należyte wykonanie robót.

4. Cykliczne przeprowadzanie kontroli i przeglądów:

1. okresowych,
2. stanu sprawności technicznej obiektu budowlanego,

5. Opracowywanie wg kompetencji projektów planów remontów, konserwacji oraz okresowej sprawozdawczości z realizacji.

6. Organizacja i obsługa przetargów związanych z pracami konserwacyjnymi i remontowymi obiektów oraz prowadzenie pełnej dokumentacji przetargowej w oparciu o regulamin wewnętrzny.

7. Opracowywanie uproszczonej dokumentacji technicznej i kosztorysowej w poszczególnych zakresach robót.

8. Określanie przyczyn i zakresu szkód powstałych w zasobach Spółdzielni.

9. Kosztorysowanie nakładów likwidacji szkód siłami własnymi.

10. Weryfikacja faktur za świadczone wobec Spółdzielni usługi oraz potwierdzanie pod względem merytorycznym w zakresie wynikającym z kompetencji.

§ 22 — Stanowisko ds. transportu i magazynowania (TM)

1. Prowadzenie gospodarki magazynowej zgodnie z instrukcją obowiązującą w tym zakresie.

2. Dokonywanie odbiorów materiałów poprzez:

1. sprawdzanie ilościowe i jakościowe zgodnie z dowodami dostaw i dokumentami towarzyszącymi,
2. wystawianie dowodów obrotu materiałowego.

3. Wydawanie materiałów zgodnie z dokumentami rozchodu.

4. Należyte składowanie, oznaczenie, zabezpieczenie i konserwacja materiałów.

5. Kontrolowanie stanu zapasów materiałowych na podstawie stanów faktycznych i ewidencyjnych oraz przekazywanie informacji o konieczności uzupełnienia stanu zapasów bezpośredniemu przełożonemu.

6. Bieżące prowadzenie kartoteki ilościowej i comiesięczne jej uzgadnianie z rachunkowością materiałową.

7. Bieżące przekazywanie zaewidencjonowanych ilościowo dokumentów przychodów i rozchodów do rachunkowości materiałowej.

8. W przypadku stwierdzenia różnic w dostawie, komisyjne sporządzanie protokołów oraz zgłaszanie reklamacji.

9. Przygotowywanie magazynu do inwentaryzacji.

10. Prawidłowe zabezpieczenie pomieszczenia przed kradzieżą, pod względem bhp i p.poż. oraz materiałów przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą wartości.

11. Wnioskowanie w sprawie upłynnienia, przekwalifikowania i likwidacji materiałów zbędnych lub nie wykazujących ruchu.

12. Prowadzenie kart narzędziowych narzędzi, ewidencjonowanie narzędzi, wydawanie pracownikom na podstawie dokumentów rozchodu, dokonywanie rozliczeń pracowników z pobranych narzędzi.

13. Dokonywanie zakupów materiałów związanych z działalnością Spółdzielni.

14. Wykonywanie obowiązków kierowcy samochodu służbowego wg potrzeb i zleceń Zarządu Spółdzielni.

15. Rejestrowanie wyjazdów oraz zużycia paliwa na kartach drogowych.

16. Dbałość o należyty stan techniczny i estetyczny samochodu służbowego oraz jego zabezpieczenia.

17. Zakup i prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania i druków znajdujących się w obiegu dokumentacji Spółdzielni.

18. Zamawianie pieczątek wg potrzeb Spółdzielni.

19. Zakup biletów MPK

20. Zakup środków higieny osobistej i środków czystości.

21. Prowadzenie całokształtu spraw dot. obrony cywilnej.

§ 23 — Zespół remontowo-konserwacyjny (TK)

1. Terminowe wykonywanie prac konserwacyjnych na nieruchomościach należących do Spółdzielni (tereny zewnętrzne i wewnętrzne budynków) oraz w mieszkaniach lokatorów w zakresie prac: ogólnobudowlanych, gazowych, spawalniczych, konserwacji powierzchni utwardzonej i zieleni - w oparciu o zlecenia wystawiane przez przełożonego.

2. Zdawanie w dniu następnym karty zlecenia zawierającego rozliczenie czasu pracy, pobranych i wykorzystanych materiałów oraz poświadczenie realizacji wykonanych robót własnoręcznym podpisem zleceniodawcy w zależności od lokalizacji zlecenia (lokatora — w przypadku mieszkań indywidualnych, gospodarza domu lub inspektora ds. eksploatacyjno-adm. — w przypadku części administracyjno technicznej).

3. Zgłaszanie przełożonemu wszelkich zauważonych usterek w zasobach Spółdzielni.

4. Wykonywanie powierzonych prac zgodnie ze sztuką budowlaną, z zachowaniem przepisów bhp i p. poż. oraz praw osób trzecich.

5. Ścisłe przestrzeganie instrukcji obsługi urządzeń mechanicznych w przypadku wykorzystywania ich w pracach zleconych.

6. Utrzymywanie porządku w warsztacie i na stanowisku pracy.

7. Stosowanie materiałów i narzędzi zgodnie z ich przeznaczeniem, normami zużycia materiałów, ze szczególną dbałością o stan techniczny narzędzi.

§ 24 — Gospodarze domów (TG)

1. Gospodarza domu obowiązuje dniówka zadaniowa, w której ma utrzymać budynek mieszkalny i przydzielony mu teren zewnętrzny w należytym porządku i czystości.

2. W szczególnych przypadkach np. nagłych obfitych opadów atmosferycznych (deszczu, śniegu), nagłego spadku temperatury wywołującej gołoledź i innych szczególnych anomalii pogodowych, gospodarz domu przystępuje bezzwłocznie do prac usuwających skutki tych anomalii.

3. Gospodarz domu zobowiązany jest do dbałości o powierzone budynki, ich wyposażenie techniczne, urządzenia i przydzielony mu sprzęt, przeznaczony do utrzymania porządku i czystości.

4. Gospodarz domu zobowiązany jest do znajomości przepisów przeciwpożarowych i kontroli budynku oraz przydzielonego mu otoczenia budynku pod względem bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz utrzymania w należytym stanie sprzętu przeciwpożarowego.

W przypadku wybuchu pożaru — wezwanie straży pożarnej.

5. Czuwa nad bezpieczeństwem budynku, jego urządzeń i mieszkańców.

6. Zgłasza administratorowi o spostrzeżonych zmianach w ruchu osobowym mieszkańców. Powiadamia administratora o przypadkach przebywania w sposób stały na terenie posesji osób zamieszkujących bądź podnajmujących lokale mieszkalne, o zgonach osób posiadających tytuł prawny do lokali, a w szczególności osób samotnych.

7. Utrzymuje w ciągłej, codziennej czystości: klatki schodowe, korytarze piwniczne, zsypy, kabiny dźwigowe, śmietniki, kosze przydomowe, kratki przed wejściem do budynków, chodniki dla pieszych, pieszo-jezdnie i jezdnie przydzielone mu do bezpośredniego sprzątania.

8. Gospodarz domu zobowiązany jest do utrzymania czystości i porządku na przydzielonych mu terenach zielonych, placach zabaw i parkingach.

9. Przynajmniej raz w miesiącu sprząta: pralnie, suszarnie, węzły c.o. i c.w. i inne pomieszczenia techniczne.

10. Przynajmniej raz w miesiącu myje: klatki schodowe, zsypy, kabiny wind, lamperie, balustrady, drzwi, parapety, cokoły, skrzynki listowe i p.poż., usuwa kurz i pajęczyny z gzymsów, kloszy, grzejników i parapetów.

11. Co najmniej trzy razy do roku w okresach wyznaczonych przez administratora myje okna oraz okienka piwniczne na klatkach schodowych, w pralniach i suszarniach.

12. Gospodarz na bieżąco przegląda punkty świetlne, czuwa nad ich sprawnym działaniem.

Zgłasza konieczność regulacji zegarów świetlnych.

13. Podczas wykonywania swoich obowiązków sprawdza sprawność urządzeń bloku takich jak: windy, instalacje: gazowe, wodociągowe, grzewcze, elektryczne oraz sprzęty stanowiące wyposażenie nieruchomości w tym placów zabaw dla dzieci.

Zauważone usterki i awarie zabezpiecza oraz zgłasza niezwłocznie przełożonemu bądź pracownikowi nadzoru technicznego.

14. Gospodarz domu czuwa nad terminowym wywozem nieczystości przez przedsiębiorstwo zobowiązane do ich wywozu, sprząta niezwłocznie pozostałe odpady, dba o pojemniki przeznaczone do gromadzenia nieczystości, powiadamia administratora o konieczności ich naprawy bądź wymiany.

15. Wykonuje czynności związane z dezynfekcją, dezynfekcją i deratyzacją pomieszczeń przeznaczonych do wspólnego użytku mieszkańców.

16. Gospodarz domu dokonuje drobnych, nie wymagających uprawnień napraw takich jak: drzwi, klamek, zamków, ławek. Na polecenie przełożonego wykonuje ich konserwację i malowanie.

Maluje i konserwuje inny sprzęt znajdujący się na przydzielonym mu zewnętrznym terenie, w tym zabawki na placu zabaw.

17. Gospodarz domu utrzymuje w każdej porze roku drożność studzienek ściekowych, hydrantów, kranów, rynsztoków, krawężników, opasek wokół bloku.

18. Zobowiązany jest do konserwacji i utrzymania w należytym stanie przydzielonych mu terenów zielonych i znajdujących się na nich obiektów zielonych, a w szczególności:

1. koszenia trawników,
2. pielenia rabat, odchwaszczania żywopłotów i skupisk krzewów, usuwania odrostów drzew
3. podlewania zieleni w czasie długotrwałej suszy
4. odkrywania krawężników (ewentualnego ich malowania).

19. Gospodarz domu czuwa nad przestrzeganiem przez mieszkańców Regulaminu porządku domowego.

Powiadamia przełożonego o rażących lub uporczywych przypadkach naruszania regulaminu.

20. Na polecenie przełożonego wywiesza na tablicach informacyjnych, znajdujących się na klatkach schodowych wykazy mieszkańców oraz inne ogłoszenia i zawiadomienia.

21. Usuwa z budynków nieaktualne ogłoszenia, komunikaty i pisma Spółdzielni oraz napisy, plakaty i reklamy zamieszczone bez zgody Spółdzielni.

22. Terminowo doręcza mieszkańcom książeczki czynszowe, wezwania, zawiadomienia oraz korespondencję.

23. Wykonuje niezbędne prace w dni ustawowo wolne od pracy oraz w niedziele i święta.

24. Wywiesza, zdejmuje flagi oraz utrzymuje je w czystości.

25. Współpracuje i stosuje się do zarządzeń organów władzy państwowej w zakresie obowiązków gospodarza domu i asystuje tym organom w przypadkach uznanych za konieczne na terenie obsługiwanych budynków.

26. Wykonywanie innych prac (w ramach posiadanych kwalifikacji) zleconych przez przełożonego.

IV. Postanowienia końcowe

§ 25

Oprócz komórek funkcjonalnych objętych strukturą organizacyjną, w Spółdzielni działają:

1. komisje stałe: a) komisja bezpieczeństwa i higieny pracy, b) komisja ds. gospodarki materiałowej, c) główna komisja inwentaryzacyjna, d) komisja kwalifikacyjna zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, e) komisja ds. przeprowadzenia przetargów na lokale mieszkalne i garaże

2. komisje okresowe, powoływane na czas wykonywania określonych czynności.

§ 26

Szczegółowy zakres obowiązków znajduje się w teczce personalnej zatrudnionego na danym stanowisku.

§ 27

1. Traci moc poprzedni Regulamin Organizacyjny wraz ze zmianami.

2. Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą i wchodzi w życie z dniem uchwalenia.

Załącznik

Struktura organizacyjna Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły – Marysińska”

PREZES ZARZĄDU — P/1

• STAN. DS. ORGANIZACYJNO-SAMORZĄDOWYCH I POLITYKI MIESZKANIOWEJ — PM/2
• STAN. DS. PRACOWNICZYCH I OBSŁUGI SEKRETARIATU — PP/1
• STAN. DS. OBSŁUGI PRAWNEJ — PR/2
• STAN. DS. BHP I P.POŻ — PB/2
• STAN. DS. RODO — PRO/2
• SPRZĄTACZKA - PRACOWNIK GOSPODARCZY — PS/1

CZŁONEK ZARZĄDU GŁÓWNY KSIĘGOWY — F/1

• STAN. DS. CZYNSZÓW I WINDYKACJI — FC/2
• STAN. DS. FINANSOWO-KSIĘGOWYCH I PŁAC — FK/2
• STAN. DS. FINANSOWO-KSIĘGOWYCH I ROZLICZEŃ WKŁADÓW — FR/2

CZŁONEK ZARZĄDU DS. TECHNICZNO-EKSPLOATACYJNYCH — T/1

• STAN. DS. TECHNICZNYCH I REGULACJI STANÓW PRAWNYCH NIERUCHOMOŚCI — TP/1
• STAN. DS. NADZORU TECHNICZNEGO — TT/4
  • ZESPÓŁ REMONTOWO-KONSERWACYJNY — TK/4
  • KONSERWATOR HYDRAULIK — 1
  • KONSERWATOR DS. OGÓLNOBUDOWLANYCH — 3
• STAN. DS. TRANSPORTU I MAGAZYNOWANIA — TM/1
• STAN. DS. EKSPLOATACYJNO-ADMINISTRACYJNYCH — TA/1
• STAN. DS. EKSPLOATACYJNO-ADMINISTRACYJNYCH I NADZORU TECHNICZNEGO — TAT/1
• GOSPODARZE DOMÓW — TG/10

Liczba etatów w pionach: 23 etaty (pion techniczno-eksploatacyjny), 7 etatów (pion głównego księgowego), 5 etatów (pion prezesa)

Ogółem zatrudnienie w etatach: 35 na stanowiskach nierobotniczych: 20 na stanowiskach robotniczych: 15

Schemat struktury organizacyjnej zatwierdzony przez Radę Nadzorczą.